お金のすべての流れ — 起案から支払いまで

つばきメイル・つばきノオト・つばきクラウド 運用ガイド｜つばきまちづくり合同会社　2026年8月版
お知らせ：つばきハツギ・つばきセイキュウは役目を終えました（2026年8月13日） 起案と決裁は つばきメイル（10万円未満）と つばきノオト（10万円以上）に一本化しました。 旅費精算も8月14日からメイルの起案に組み込まれています。決裁権限表は8月6日の業務執行社員会で改定 （区分が30に増えました）。入口はすべて事務ポータル tsubaki.saga.jp/jimu.html からどうぞ。
つばきメイル起案と決裁（10万円未満）
請求書の入口（seikyu@）
つばきノオト10万円以上＝社員会の議決
議事録から起票
つばきクラウド決裁記録・書類の保管
（各部署／案件決裁記録）

お金を使う仕事は、必ずこの順番で流れます

1
起案する（発注・契約・購入の前に！）

税抜10万円未満はつばきメイルの「起案する」から。部署・区分・金額を入れると、決裁のルートは自動で判定されます。税抜10万円以上（と不動産・自動車など金額を問わない区分）は業務執行社員会の議決が必要なので、つばきノオトの議事録から起票します。

▼
2
決裁が完了する → 案件ID（K2026-0000）が出る

所属長がメイルの「決裁待ち」で承認すると完了。案件IDが出たら執行してよい、の合図です（出るまでは発注・契約をしないでください）。決裁の記録「発議起案書（決裁済）」は、つばきクラウドの「（部署名）／案件決裁記録」フォルダに自動で保存されます。

▼
3
発注する（業者に2つ伝える）

①「請求書にこの番号（案件ID）を書いてください」　②「請求書は seikyu@tsubaki.saga.jp へ送ってください」
この2つを伝えておくと、あとの手続きが全部スムーズになります。

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4
請求書が届く → 担当事業部のフォルダへ自動振り分け

seikyu@に届いた請求書は、つばきメイルが担当事業部フォルダの「請求書」小分類に自動で入れます。自分宛てに届いたらseikyu@へ転送、紙で届いたらスキャンしておきます。

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5
支払う（案件IDと突き合わせ → freee会計へ）

担当事業部が内容（納品・検収）を確認し、経理（経営管理事業部）が請求書と案件IDを突き合わせ、freee会計に登録して支払います。年度包括の案件など毎月の支払は、個別の決裁ではなく月次報告として業務執行社員会が確認します。

いちばん大事なお願い 毎月続く発注（定期の仕入れ・保守など）は年度包括の起案（期間分をまとめて1回）にすれば、案件IDは1つで済み、毎月の請求書は同じIDで受け付けられます。
発注してから起案（あとから裏づけ）　…　できません
起案 → 決裁（案件ID） → 発注　…　必ずこの順番で

つばきメイルでの起案（3分で終わります）

メイルを開くふだんのメールと
同じ画面
→
「起案する」部署・標題・区分・
金額（税抜）・相手方
→
起案を押す担当部署の決裁は
済んだ扱いに
→
所属長へ回るあとは待つだけ

誰の決裁まで必要か（自動で判定されます）

■ 税抜10万円未満 — 所属長ルート（メイルで完結）
起案した人起案と同時に
承認済み扱い
→
担当所属長メイルの
「決裁待ち」で承認
→
決裁完了案件IDが出る

※所属長が自分で起案したときだけ、自己決裁を防ぐため職務執行者（公共・民間のどちらか）の承認が一段加わります。

■ 税抜10万円以上・金額を問わない区分 — 業務執行社員会ルート（ノオトから）
社員会に付議議案にして議決
→
ノオトから起票議事録の案件を
そのまま起票
→
決裁完了議決記録つきで
案件IDが出る
決裁権限表は令和8年8月6日に改定されました（区分13→30） 運送・配送費、会費・負担金、継続的な役務（電気・通信等）、印刷・販促物、広告・宣伝、収入印紙の購入などが 区分として明記されました。不動産・自動車・補助金・採用/雇用契約・借入・債権放棄・損害賠償・訴訟・専門家顧問契約は金額を問わず社員会です。 区分を選べば正しいルートが自動で出るので、覚える必要はありません。

旅費精算（2026年8月14日からメイルに内蔵）

起案で区分「日当・交通費・宿泊料・移動費の支払」を選ぶと旅費計算欄が出ます。距離（37円/km・1km未満切上げ）・日当・宿泊などを入れると、規程単価で金額と内訳が自動で入ります（日帰りは交通費・日当・宿泊料の対象外）。所属長が承認すると案件IDが出るので、領収書・仕切書は案件IDを控えて会計部署へ提出してください。紙の押印回覧は廃止しました。

収入印紙を買うとき

区分「収入印紙の購入」で起案します（10万円未満＝所属長）。案件IDが出たら購入し、経理がつばきインシ（受払簿）に案件IDつきで受入を記録します。案件IDの無い受入は記録できません。

紙で回したいとき（パソコンが使えない場合の予備）

事務ポータルの支出負担行為兼支出命令書フォーム（印刷用・10万円未満のみ）で印刷し、押印で回覧します。紙では案件IDが出ないため照合が手作業になります。できるだけメイルの起案をつかってください。

請求書が届いてから、支払いまで

請求書の届き方は3パターン。どれでも大丈夫

seikyu@ に届く（標準） つばきメイルが担当事業部フォルダの「請求書」小分類に自動で入れます。振り分け先が判定できなかった分は「経営管理事業部／請求書」に入ります。
自分や部署のアドレスに届いた seikyu@ へ転送してください。業者には次回から「請求書はseikyu@へ」とお伝えください。
紙で届いた スキャンしてPDFにし、seikyu@ へ送っておきます。スマホの場合はカメラではなく「書類スキャン」でPDFにしてください。
■ 届いたあと、支払いはこう流れます
担当事業部納品・検収を
確認する
→
経理請求書と案件IDを
突き合わせる
→
freee会計証憑を登録し
仕訳・支払管理
→
支払い振込を実行

※年度包括の案件（毎月の仕入れ・運送費・利用料など）の毎月の支払は、個別の決裁を要しません。月次報告として業務執行社員会が確認します。

会計はfreee（会計ソフト）に一本化しています 帳簿づけ・証憑の保存・支払管理はfreee会計で行います。いまは経理がメイルの「請求書」フォルダから freeeへ登録する手作業でつないでいますが、seikyu@に届いた請求書をfreeeへ自動で取り込む連携を準備中です。 つながり次第、このガイドを更新します。

決裁の裏づけがない請求の取り扱い

案件IDの無い請求は受け付けられません 案件IDは「決裁が済んだ」合図です。IDの無い発注が見つかったら、すぐにメイルで起案して決裁を取ってください（決裁が済むまで支払いは保留になります）。

よくある質問

業者が案件IDを請求書に書き忘れていた
問題ありません。担当事業部で「どの案件の請求か」が分かれば、経理に案件IDを伝えて突き合わせできます。
急ぎで発注したいが決裁が間に合わない
10万円（税抜）未満なら、メイルの起案は所属長が「決裁待ち」で承認すればその日のうちに案件IDが出ます。まず起案してください。
起案せずに発注してしまった・請求書が先に来てしまった
すぐにメイルで起案して決裁を取ってください。案件IDが出るまで支払いは保留になります。
進み具合や過去の決裁を確認したい
承認待ちはメイルの「決裁待ち」に出ます。決裁が済んだ案件は、つばきクラウドの「（部署名）／案件決裁記録」で発議起案書（決裁済）を確認できます。

実例でみる流れ — 事業部別の例

例1：道の駅店舗運営事業部 — 毎月の仕入れ（年度包括で1回だけ）
  1. 年間計画を議決（ノオト）商品仕入・原材料の調達は年間計画を業務執行社員会で議決。「2026年度 ○○商店 仕入」をノオトから起票し、案件ID K2026-0012 が決まる。計画に基づく個別の仕入は所属長決裁。
  2. 発注・IDを伝える○○商店に「請求書に K2026-0012 を記載」「宛先は seikyu@」の2つを伝える。伝えるのは最初の1回だけ。
  3. 請求書が届く（メイル）毎月末、請求書が「道の駅店舗運営事業部／請求書」フォルダに自動で入る。
  4. 支払い担当が検収を確認し、経理が案件IDと突き合わせて支払う。毎月の起案は不要（月次報告で社員会が確認）。
例2：施設整備事業部 — 10万円以上の修繕（業務執行社員会ルート）
  1. 社員会に付議 → ノオトから起票「空調設備修繕（税抜45万円）」は10万円以上なので社員会の議決。議決後にノオトの議事録から起票すると、議決記録つきで案件ID K2026-0034 が出る。
  2. 発注・IDを伝える工事会社に「請求書に K2026-0034 を記載」「宛先は seikyu@」を伝えて発注。
  3. 請求書が届く（メイル）完工後、請求書が「施設整備事業部／請求書」フォルダに自動で入る。
  4. 支払い検収確認のうえ、経理が案件IDと突き合わせて支払う。
※会議の議決が要る案件は、起案から発注まで日数がかかります。会議の予定から逆算して早めに動いてください。
例3：情報発信・広告宣伝事業部 — 単発の小口（その日のうちに決裁完了）
  1. 起案する（メイル）「チラシ印刷（税抜3万8千円）」を区分「印刷・販促物の契約」で起案。10万円未満なので所属長ルート。所属長が「決裁待ち」で承認すればその日のうちに案件ID K2026-0058 が出る。
  2. 発注・IDを伝える印刷会社に K2026-0058 と seikyu@ を伝えて発注。
  3. 請求書が届く（メイル）納品後、請求書が「情報発信・広告宣伝事業部／請求書」フォルダに自動で入る。
  4. 支払い経理が案件IDと突き合わせて支払う。
例4：出張のあとの旅費精算（メイルの旅費計算欄で）
  1. 起案する（メイル）区分「日当・交通費・宿泊料・移動費の支払」を選ぶと旅費計算欄が出る。期間・距離・日当・宿泊を入れると金額と内訳が自動で入る。
  2. 所属長が承認「決裁待ち」で承認されると案件IDが出る。決裁記録はクラウドに自動保存。
  3. 領収書を提出バス・鉄道などの領収書・仕切書は、案件IDを控えて会計部署へ提出する。
  4. 支払い経理が案件IDと突き合わせて精算する。
どの事業部でも、流れは同じ4つ 起案してIDをもらう（10万未満=メイル／以上=ノオト） → 業者にIDとseikyu@を伝える → 届いたのを確認する → IDと突き合わせて支払う。 これだけ覚えれば大丈夫です。迷ったら経営管理事業部（経理）へ。